MİLK-RUN :BİR TEDARİK ZİNCİRİ GELİŞTİRME ÇALIŞMASI

Küreselleşen dünyada üretim, maliyetlerin düşük olduğu düşünülen her yerde yapılabilmekte ve talep olan her yere taşınabilmektedir

Küreselleşen dünyada üretim, maliyetlerin düşük olduğu düşünülen her yerde yapılabilmekte ve talep olan her yere taşınabilmektedir. Küreselleşen rekabetin yarattığı şartlardan dolayı da firmaların karlılığı giderek düşmekte ve karlılığa etkisi küçük olan iyileştirmelerin bile değeri giderek artmaktadır. Tedarik zincir ininin içinde lojistiğin, lojistiğin içindeyse nakliyenin ne kadar büyük bir öneme sahip olduğu düşünülürse malzeme taşımasında yapılacak iyileştirmelerin Tedarik Zincirinin kârlılığına olan pozitif etkisi şüphe götürmeyecek bir gerçektir. İşte bu noktada her tedarikçinin kendi başına taşıma planlaması yapması yerine operasyonların planlı bir şekilde birleştirilmesi ve bunu zincirin ortak bir süreci haline getirilmesinin düşünülmesi gerekmektedir: Yani Milk-Run.

Milk Run adından da anlaşılacağı gibi süt yolu veya sütçü yolu anlamına gelmektedir. Bir sütçünün arabasına doldurduğu sütleri dağıtım noktalarına dağıtması ve dönüşte boşları alarak tekrar tesisine dönmesidir. Daha genel anlamıyla söyleyecek olursak bir üreticinin belirli bir mantık çerçevesinde belirlenen tedarikçilerden malzemelerini toplaması, toplanan malzemeleri üretici firmanın tesisine getirmesidir. Araç tekrar toplamaya giderken ise geri dönüşümlü ambalajları veya iadeleri üreticiden alıp tedarikçilere dağıtmasıdır. Bu sistemde zincir üyeleri taşıma faaliyetlerini kendileri planlamayacak, Milk Run sistemince tanımlanan sürece dahil olacaklardır. Sistemde görülen en büyük fayda her bir tedarikçinin ayrı ayrı taşımayla uğraşmasından kaynaklanan maliyetlerin bir havuzda toplanması ve elde edilen bu kaynakla Lojistik Hizmet Sağlayıcısının (3PL ) masraflarının karşılanmasıdır. Ayrıca birlikte plan yapmaktan ve birlikte hareket etmekten elde edilecek kârın tüm zincir üyelerine belli oranlarda dağıtılması zincir üyelerinin bu sisteme dahil olma isteğini arttıracaktır.

Milk Run sürecinin başarısı veya başarısızlığı tedarik zincirinin yapılanmasına bağlıdır. Zincir yöneticisi diyebileceğimiz üretici firma bu sistemi kurarken sadece kendi stoklarını düşürecek şekilde planlarsa diğer zincir üyeleri sadece ana sanayiye fayda sağlayacak şekilde planlanan bir sistemde ilave sorumluluk almak istemeyecek ve sisteme dahil olmayı reddedebileceklerdir. Olması gereken; en üst seviyeden gelen müşteri taleplerinin üretici firmada plana dönüştüğü anda bu planlamanın diğer zincir üyeleriyle paylaşılması ve bu paylaşıma uygun hammadde, işgücü ve (yatırım) planlamasının zincir üyelerinde de yapılması. Böylece sistemin tamamında stokların düşmesi sağlanmış olur. Zaten iyi bir lojistik yönetimi sadece doğru ürünün, doğru zamanda, doğru yerde, doğru miktarda ve istenen kalitede olmasını sağlayan değil pazardaki değişiklikleri en kısa sürede karşılayabilecek esneklikte, zincirdeki toplam maliyetleri ve toplam stoğu en aza indirmeye çabalayan ve bunların sağlanması için gerekli en kısa çevrim süresini sağlayan yönetimdir.

Milk Run sisteminin verimli çalışması için seri üretim yapan sektörlerde uygulanması daha uygundur. Bunun yanında Üretimde değişkenliğin artması veya müşteriye özel tasarım yapılıyor olması bu sistemin uygulanamayacağı anlamına gelmez. Sistem kurulurken sektör dinamikleri çok iyi değerlendirmeli ve her tehditten aynı zamanda bir fırsat yaratılabileceği unutulmamalıdır. O yüzden sistemi kurarken hali hazırda üretilen ürünlere ve yan sanayilerden alınan malzemelere göre değil, tedarikçilere ve üretilen ürün portföyüne göre tasarım yapılmalıdır. Unutulmamalıdır ki ürün çevrim süreleri giderek düşmekte ve sürekli yeni ürünlerle müşteri istekleri karşılanmaya çalışılmaktadır. Burada önemli olan her türlü plan yapılırken çalışılan yan sanayilerin kapasitelerini gözönüne almak ve zincirin tamamında stok seviyesini en aşağıda tutacak sürdürülebilir planlar yapmaktır. 3PL firmasının verimli çalışması için ise önemli olan firmalardan aynı ürünlerin alınması değil bu ürünlerin taşıma aparatlarının ve birlikte taşınabilirliğinin belli olmasıdır.

Milk Run bir taşıma modelidir ve herhangi bir sektöre özel olduğu düşünülmemelidir. Ancak uygulamalara bakıldığında özellikle otomotiv sektöründe faaliyet gösteren firmaların tüm dünyaya yayılmış fabrikalarında uygulandığı görülmektedir. Ülkemizde ise bunu başarıyla uygulayan firmaların başında Toyota, Renault ve Ford gelmektedir.

Sistemin verimli çalışması için olmazsa olmaz şartlar ve karşılaşacağımız problemler nelerdir?

Milk-Run uygulayabilmek için olmazsa olmaz kriteler şunlardır:

- Milk Run sisteminde sadece merkezi teşkil eden üretici firmada değil lojistik hizmet sağlayıcı dahil zincir üyelerinin tamamında planlama, üretim, stok, sevkiyat ve geri dönüşüm sürecinin başarılı bir şekilde yönetildiği bir ERP sisteminin olması şarttır. Hatta zincir üyeleriyle senkronizasyonun daha verimli olabilmesi için bir TZY yazılımının kullanımı çok daha faydalı olacaktır. Ya da ERP sistemlerinin senkronizasyonu için stok seviyeleri, üretim planları ve BOM      'un paylaşıldığı bir EDI sistemi bizim işimizi görecektir. Böylece üretici firmada oluşan bir değişim anında yan sanayi planları güncellenebilecek, 3PL firması ise yan sanayilerde oluşan planlara ve üretici firmadaki üretim planına göre en efektif sevkiyat ve toplama planını yapabilecektir.

— Tedarikçilerden gelen ve taşımayı doğrudan etkileyen bilgilerin doğruluğunun sağlanması: Malzemenin normal ve ambalajlı ağırlıklarının, hacimlerinin belirlenmesi; Farklı tedarikçilerden gelen malzemelerin birlikte taşınabilirliği (kimyasal, kokuya duyarlılık, sıcaklığa duyarlılık, kırılganlık vb... ); Taşıma aparatlarının üstüste ve yanyana konulabilirliği (camların yanına ve üzerine malzeme konulamaması veya hafif kolilerin üste yerleştirilmesi gerekliliği gibi) bu bilgilerin başında gelmektedir.

- Zincir üyelerinin tamamında zamanlamaya gereken özenin gösterilmesi gerekmektedir. Aksi durumda 3PL firmasının zamanlaması geçersiz olacak ve izleyen tüm süreçlerde kaymalar meydana gelecektir, bu da milk run mantığına yaklaşmak amacıyla yapılan tüm süreçleri aksatacaktır.

- Zincire yeni dahil olacak Lojistik Hizmet Sağlayıcının zincirin içinde bulunduğu pazarın dinamiklerinden, zincir içindeki problemlerden haberdar edilmesi ve bunlara göre önlemlerini alması sağlanmalıdır.

- Milk Run safhalarındaki tüm maliyetlerin dikkatle hesaplanmasından sonra hangi tedarikçilerin Milk Run'a dahil olmasının toplam maliyetleri aşağı çekeceğinin analizinin yapılması gerekir. Burada ilk yapılması gereken çalışmakta olan sistemdeki taşıma maliyetleri ile Milk Run sisteminde çalışılacak 3PL firmasının maliyetleri içinde tedarikçi malzemelerinin hacim ya da ağırlık kısıtları bazında maliyetlerinin karşılaştırılması ve kırılma noktası altında kalan firmaların gözden geçirilmesidir. Burada yanıltıcı bazı etkilerin olduğu düşünülmelidir ve bu noktalara özel önem gösterilmelidir. Mesela kendi araçlarıyla taşıma yapan firmalar maliyet olarak sadece benzin parasını alabilmektedir, halbuki en basitinden araç amortismanı, sigorta ve şoför maliyeti hesapları yukarı çekecektir.

- Otomotiv sektörü gibi taşıma aparatlarının geri dönüşlerinin fazla olduğu sektörlerde bu aparatların ürünler gibi tanımlanması, fabrika içinde ve dışında akışın sistem üzerinden sağlanması Milk Run döngüsünü hızlandıracaktır. Mümkün olduğunca çeşitliliğin çok fazla olmamasının ve bu aparatların farklı yan sanayi firmaları tarafından kullanılabilmesinin sistemi daha basit hale getireceği unutulmamalıdır.

Milk Run uygulamak için bunca basamağı başarıyla geçtik peki elimize ne geçti?

Milk Run'da ölçümlenebilecek iyileşmeler taşıma maliyetlerinin ve tüm zincirde oluşan stok seviyesinin azalmasıdır. Ayrıca bunları yaparken tüm zincire ilave faydalar şu şekilde sıralanabilir.

- Örnek olarak 10 farklı firmadan bir Milk Run sistemi kurulduğunu varsayarsak; her firma 10 günde bir kamyon sevk ederek lojistik maliyetlerini minimuma çekerken kurulacak her gün toplama yapan sistem kullanılan kamyon sayısında artışa gitmeden stok seviyesini azaltacaktır. Ayrıca her tedarikçinin başarılı kamyonlaştırma yapması çok zor olduğundan kamyon sayısının azalacağı da düşünülmelidir.

- Tedarikçilerin sevkiyat düzenlemek için harcadığı zamandan tasarruf,

- Alıcının tesellüm aşamasında her firmadan tek tek gelen her seferinde farklı kamyonlar yerine sistemi öğrenmiş olan birkaç kişiyle muhattap olması,

- Tüm taşımaları profesyonel bir 3PL firması yaptığından malzeme hasarlanma oranında ve kamyoncudan kaynaklanan gecikmelerde azalma

Ayrıca böyle bir uygulamanın finansal ve operasyonel faydalarının yanında başka faydaları da vardır. Japonya'da Mazda Milk Run sisteminin kamyon sayılarını azaltmasından kaynaklanan CO2 emisyon miktarlarındaki düşme buna en güzel örnektir.

Milk Run Uygulamasını Etkileyebilecek Problemler

Yukarıda sayılan olmazsa olmazların herhangi birinde yaşanacak aksaklıklar milk run sistemini aksatabilecektir. Daha genel bir ifadeyle tedarik zinciri mantığını henüz sindirememiş ve herşeyin kendi kontrolünde olmasına alışmış tedarikçilerin Milk Run sürecinin her aşamasında problem çıkarması olasıdır. Bu sebeple Milk Run'dan önce zincirin en zayıf halkalarının tespit edilmesi ve bunların iyileştirilmesi gereklidir. Geleneksel aile şirketlerinde süreçleri iyileştirmeye gönülsüz davranışlar gözlenebilir, burada onlarla sıkı ilişkileri olması gereken Satın Alma veya Tedarik Zinciri departmanlarına büyük bir görev düşmektedir. Aksi durumda zaten bu şirketler günümüz rekabet ortamına uyum sağlayamayacak ve kendilerini zincirin dışında bulacaklardır. Zayıf noktaların üzerine gidilmeyen yani temeli sağlam olmayan bir Milk Run süreci ise geleneksel taşıma faaliyetleriyle karşılaştırılınca avantaj sağlamayabilir. O yüzden alıcı ve satıcının süreçlerindeki uyum çok önemlidir. Aksi taktirde ekstra maliyetler ortaya çıkacak ve bu da zincirin tamamının birim maliyetini yukarı çekecektir.

Alternatif Stok Azaltma Yöntemleri

Milk Run sistemine geçişte, kullanılmakta olan sistemde gerekli değişikliklerin yapılmaması durumunda sadece tedarikçinin kamyonlaştırma için istenenden fazla malzeme göndermesinin veya birkaç gün sonra çıkacak kamyon için acil olan malzemeleri bekletmesinin önüne geçilebilir. Bu sistemde tedarikçi fazla malzeme üretmiş olsa dahi lojistik hizmet sağlayıcı sadece alıcının istediği malzemeleri taşıyacaktır yani sistemde iyileştirmeler yapılmazsa zincirin stok seviyesinde büyük değişimler beklememek gerekir. Ama Milk Run sistemine geçildikten sonra tedarikçi sattığı malzemeye alıcı firmanın hangi frekanslarda ihtiyacı olduğunu daha net bilecek ve bu sayede çevrim süresini azaltmaya daha çok önem verecektir. Yani en verimsiz durumda dahi zincir stoku bir miktar azalacaktır. Azalmanın büyük çoğunluğu ise zincir yöneticisi şirket tarafında olacaktır.

Zincirin tamamında stokları düşürmek için başka bir yöntemde VMI kullanımıdır. Bu sistemde stok ve sipariş süreci tamamen tedarikçiye aittir. Alıcının üretim planına göre tedarikçi üretir ve sevkıyatı gerçekleştirir. Bu durumda en çok dikkat edilmesi gereken tedarikçinin alıcının gelişmişlik düzeyinde olması ve alıcının üretiminde veya satışında aksamalara yol açmamasıdır. Ve tabii bu sistemde stokun sahibi çok önemlidir. Bu sistemde genelde alıcı konsinye (CI ) çalışmak isteyecektir fakat satıcı bunun tamamını kabul etmeyecektir. Zincir mantığıyla düşündüğümüzde ise uygun olan belli bir stoka kadar alıcının, fazlasında ise satıcının sorumlu olmasıdır. Tabii ki tedarikçinin ve alıcının gücüne göre bu seviyelerde değişiklikler olacaktır. Bu sistemde lojistik maliyetlerini düşürmek için satıcı çevrim süresinde ürettiği malları tek seferde yollayarak sevkıyat sıklığını arttırabilir ve kullandığı araçta maksimum doluluk sağlayabilir. Ama fazla stokun sorumlusu kendisi olacağı için asıl amacı çevrim süresini düşürmek olacaktır. Bu sistemde en büyük avantaj her firmanın kendine göre güvenlik stokları olmaması, tüm zincirin güvenlik seviyesinin tedarikçinin güvenliğine eşitlenmesidir.

Lojistik Firmalarına Düşen Görevler:

Genel anlamda bu tip projelerin yapılması aşamasında lojistik firmalarının dikkat etmesi gereken bazı hususlar olduğunu düşünüyorum. Her sektörde dinamikler farklıdır, gıdada farklı ürünlerde farklı zamanlarda mevsimsellik olabilirken, perakendede küçük bir promosyon satışlarda büyük değişikliklere yol açabilmektedir, beyaz eşyada dünya kupası belirleyici olabilmekte, otomotivde ise sene sonu kampanyaları ile satış artışı gerçekleşmektedir. Ülkemizde lojistik hizmetlerde henüz yeni oluşan bir bilinç varken lojistik firmalarına düşen her gördükleri projeye teklif vermemeleri, yarım yarım farklı sektörlerde bilgi sahibi olmaktansa sektöre özel çözümlemelerle maliyetleri daha aşağı çekmeye çalışmaları ve kendi alanlarında özelleşmeye çalışmalarıdır. Sektöre özel standart prosedürler oluşturarak ölçek büyütülebilir ve büyük ölçek ekonomisinin avantajlarından faydalanılabilir. Ayrıca yapılan işi performans göstergeleri tanımlayarak (araç hacim kullanımı, hasarlanma oranı, yükleme miktarlarına uyum gibi) sürekli ölçmeli, raporlamalı ve geliştirmelidirler. Unutulmamalı ki ölçülmeyen süreç yönetilmeyen süreçtir.

Tolga YÜKSEL

MAN Türkiye A.Ş.

Lojistik Planlama Mühendisi

tolga.yuksel@tr.man-mn.com

tolgayuk@hotmail.com

3PL      : Üçüncü Parti Lojistik Firması (3. Party Logistics Firm)

ERP     : Kurumsal Kaynak Planlaması (Enterprize Resourse Planning)

TZY     : Tedarik Zinciri Yönetimi (Suplly Chain Management)

BOM     : Malzeme Reçetesi (Bill Of Material)

EDI     : Elektronik Veri Transferi (Electronic Data Interchange)

VMI     : Tedarikçi Yönetimli Envanter - Vendor Managed Inventory

CI        : Eksi Stok (Consignment Inventory)